Conforme prometi na semana passada, hoje vamos tratar desse assunto, pois é um relatório importante que você pode e deve por em prática, necessário em toda empresa. Para você entender melhor, vamos imaginar a seguinte cenário:
Uma empresa próspera (seja o que for comércio, indústria, prestação de serviços e não importa o tamanho) que tem vários funcionários (alguns até de confiança do proprietário, diria até mesmo que entre eles há um que se destaca e é nº 2 da empresa), mas todos são pegos de surpresa por determinado problema, bem na hora que o dono "deu uma saidinha" e o celular teima em cair na caixa postal. Situação delicada, pois pode ser um:
1 - Problema dificil - Só o dono sabe ou pode resolver ou
2 - Problema fácil - O nº 2 sabe resolver, mas não tem a autorização para isso (o que acaba voltando para a situação 1 ( ou seja problema difícil).
PERGUNTO:
Será que você que é o Nº 2 de uma empresa, já passou pela situação do dono "dar uma saidinha" e você precisar dele para resolver um problema?
E você que é dono, já chegou na empresa e soube que aconteceu um problema maior, porque não foi tomada nenhuma providência pelo Nº 2, por algo que até que era simples de ser resolvido, bastava um pouco de iniciativa do funcionário?
O primeiro passo para CORRIGIRMOS essas situções, é o Nº 1 da empresa (ou departamento), fazer o que em ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS, chamamos de RELATÓRIO DE CONTINGÊNCIA.
É um relatório muito simples, onde se antecipa a possibilidade de ocorrer problemas, identificando as providências e quem ficará responsável. Basicamente esse relatório é composto de 4 situações (que variam seus nomes de acordo com o autor), mas em resumo:
1-SITUAÇÃO DE NORMALIDADE:
Relacione as principais situações de normalidade de sua empresa. Por exemplo contas a pagar e receber (Quais?) estoque de mercadorias (especifique quais as mercadorias), presença de todos os funcionários. Produtos necessários para a rotina da empresa etc.
2-SITUAÇÃO DE MANUTENÇÃO DA NORMALIDADE:
Relacione tudo que manteria normal a situação, por exemplo ter uma agenda bem organizada com as datas do que tem para se pagar e receber, saber qual a quantidade de mercadorias necessárias de acordo com o Giro, ter dados de contato com todos os funcionários, ter estoque e contato dos fornecedores dos produtos de rotina etc,
3-OCORRÊNCIA DE PROBLEMA:
Relacione as possíveis coisas que pode acontecer, por exemplo determinada conta não foi paga, determinada mercadoria acabou, determinado funcionário faltou, determinado produto que sua empresa utiliza acabou.
4- CONTENÇÃO DO PROBLEMA / SOLUÇÃO:
Autorizar um funcionário ou formar uma equipe de funcionários (de acordo com o tamanho de sua empresa) para a contenção do eventuais problemas que possam ocorrer e respectivas soluções, e no caso de acontecer: Quais? Quando? Como? Onde? Porque? devem ser tomadas as providências.
Por exemplo situações que envolvam DINHEIRO (pagamento de fornecedores/ recebimento de pagamento dos clientes, compra de materiais emergênciais de reposição), você deve definir limites de valores de atuação desse funcionário/ equipe de contenção.
Encerro, dizendo que pode parecer muito simples essa situação de TREINAR FUNCIONÁRIOS, ENSINAR PROCEDIMENTOS BÁSICOS, mas NÃO é simples.
A maioria das empresas "sofrem" pela falta de antecipação dos seus lideres, prevendo quais os possíveis problemas que podem ocorrer.
Tem uma máxima que adoro que sempre que posso repito: "SE O SIMPLES FOSSE FÁCIL, JÁ TINHAM INVENTADO UMA MÚSICA QUE SUBSTITUISSE O PARABÉNS PRÁ VOCÊ".
Pense nisso e mãos a obra com seu Relatório de Contingência. Espero ter te ajudado.
Um abraço e até nosso encontro na próxima Segunda-Feira.
"ALTEMARKETING"
CONTATO: altemarketing@bol.com.br
Um comentário:
Muito bom!
:)
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